مدير "قاعدة الفسحة ستايل"

أنا دائما بحب اشتغل مع “أسم كبير” يعني لو اشتغل في شركة لازم يكون شركه ليها اسم ومعروفه وأحيانا زى أي حد بيجي عليا وقت اترك فيه شغل واقعد فتره علي ما أجد شغل جديد …

ولكن في خلال الفترات دي كنت ممكن مشتغلش ولا إني اشتغل في شركه صغيره كان عندي مقوله دائما لما حد من أصحابي يجيب لي شغل ..

 أقول “مش هـ شتغل في شركه عبارة عن شقه في عماره وكل ويافطة علي الباب بتقول إنها شركة”.

دي مش تناكه علي فكره .. دا هدف واضح وعلشان كده لما كانت يقعد من غير شغل ما كانش الموضوع ينكد عليا أوي يعني

وفي فتره من فترات حياتي ولأني ساكنه في مكان بعيد .. قررت إني اشتغل في المدينة اللي ساكنه فيها أو في حلوان لان خلاص ما عنديش استعداد أضيع نص عمري في المواصلات تاني ويعني لو تنازلت يعني ممكن اشتغل في المعادي لكن ابعد من كده عمري عمري  “دا برضو هدف …” لكن كانت المشكلة أن حلوان ما في هاش شركات كبيره بالمعني .. لحد ما في يوم واحده صحبتي تشتغل في مؤسسه غير هادفة للربح “عالميه” قالت لي يا رشا عايزين عندنا سكرتيره، صحيح صحبتي بعد المكالمة دي ما قالت لي أي معلومات أخري و أنا أخدت بعضي ورحت علي مقر المؤسسة وقلتاهم عايزه أقابل حد من ال HR ما كنش فيه غير سكرتيره خرجت تقابلني وقلت لها أني عايزه أقدم ال CV عندكوا … وبعدها بحوالي أسبوع لقيتهم يتصلوا بي،وقتها أنا كنت اعلي من سكرتيره لان سنين خبرتي اكتر من 5 سنين لكن علشان اسم المؤسسة الكبير ومواعيد العمل اللي كانت مناسبة خالص تغاضيت عن ذلك وكمان تغاضيت عن المرتب اللي أنا عايزاه .. واشتغلت

طبعا أنا كنت بالنسبة للناس كأني جايه من كوكب تاني … حتى كون المؤسسة عالميه لكن الناس اللي تشتغل لم يكونوا علي نفس المستوي.

من ضمن الحجات الكوميدية إن كان مديري المباشر أول ما تسال عنه هو فين تلاقيه قاعد في المطبخ مع العاملات والسائقين… الحقيقة دي مش حاجه وحشه انك تكون بسيط مع الناس اللي تشتغل معاك لكن الوحش هو انك تقعد مع الناس البسيطة وتستغل بساطتهم في أنهم يحكو لك اللي بيحصل و تستغل أنت ذلك بطريقه غير أخلاقيه  وهواية في قاعدة الحريم الحقيقة الموضوع دا كان بـ يستفذني جدا … كنت بحس أن هو مش واثق في نفسه أو هو مش قد الوظيفة اللي يشتغل فيها أو مش مدرك لحجم وظيفته وان فيه تصرفات قد لا تليق به كمدير وخاص هان هذه التصرفات كانت تجعل كل الموظفين تسخر منه بشكل كبير وفقد هيبته بين العاملين في المؤسسة حتى العاملات واللي كان يقعد في وسطهم هم كمان كانوا يخسروا منه  المدير دا كان “خالتي اللتاتة ستايل” أو “قاعدة الفسحة ستايل” المهم يعني أي حاجه غير انه مدير .

بعد ما اشتغلت بحوالي أسبوعين زميلتي في المكتب قدمت استقالتها وسابت المكان وترقيت وبعدها بحوالي شهر و يمكن اقل مديري “المساعد الإداري” قدم استقالته برضو وآنا اخذت كل المهام بتاعتو لأني كنت أكثر واحده خبره في المكان.

ليه بحكي الحكاية الطويلة العريضة دي؟؟؟؟

علشان عايزه أقول كلمتين …

1-    لما بيكون عندك هدف واضح لحياتك مهما كان شكل الهدف دا … أكيد  حياتك هاتكون أكثر راحة نفسيه لأنك من جواك مدرك إن هدفك ممكن ياخذ وقت في تحقيقه .. فأكيد مش هتتنكد وأعصابك تتعبك J

2-    لو تحقيق هدفك تأخر شوية … ما تستعجلش بس المهم انك تكون ثابت علي مبدئك.

3-    الرزق في أيد ربنا … فلما تكون واضح مع نفسك و محدد أنت عايز إيه أرجوك لا تجعل موضوع الرزق يشغل بالك هو هيجي لوحده واللي ربنا عايزه هو اللي يكون.

4-    لو أنت مدير… بلاش تعمل الحجات اللي ممكن تقلل من قدرك أمام الآخرين.

مدير "قاعدة الفسحة ستايل"
نصايح رشا

واصل القراءة

تدريب

http://rashakhalifa.net/wp-content/uploads/2012/09/logo2.gif
طبعا كثير منا يلجأ إلى البحث على اسم الملف وتكون مهمة الكمبيوتر أن يبحث ويجد الملف الذى تبحث عنه، ولكن أحيانا ممكن ننسى أصلا اسم الملف إيه، وبالتالى عملية البحث تأخذ وقت أكثر من اللازم، فطبعا الأفضل أننا نضع نظام ومع الوقت سيكون شىء عادى وتعودنا عليه.

كثير جدا أقول إن هذه المعلومات قد تكون معروفة للبعض ولكن هناك آخرين هذا المعلومات تعتبر جديدة بالنسبة لهم، فإن كانت المعلومة قديمة.. فموضوع اليوم يعتبر مراجعة، أما إذا كان موضوع جديد.. أتمنى أن تكون استفدت من كلامى.

Use Facebook to Comment on this Post

تدريب
Uncategorized

واصل القراءة

ماذا لو لم يعرف العنوان؟

http://rashakhalifa.net/wp-content/uploads/2012/09/logo2.gif

الأحد، 22 سبتمبر 2013 – 19:04

كم واحد فينا الـDesktop على الكمبيوتر عنده مليان ملفات؟ لدرجة أنه لما يشوفه يحس إنه حصل له اضطراب فى الرؤية من كثرة الزحام.

طيب كم واحد فينا أول ما يكتب مراسلات مثلا أو تقرير ويحفظه باسم.. وبعد شوية ينسى هو سمى الملف إيه؟ وكم واحد فينا My Documents مليان ملفات ملهاش أصلا علاقة ببعض؟ وكم واحد فينا عارف أنه لازم ينظم ويرتب الملفات على الكمبيوتر علشان يجدها بسهولة، ومش بـيعمل كده؟ على الرغم أنه عارف إنها خطوات بسيطة وتوفر عليه وقت ومجهود؟

موضوع اليوم يهم كل هؤلاء، الموضوع بسيط وهو بس مسألة تعود وشوية خطوات نحاول بقدر الإمكان الالتزام بها، وهتوصلنا إلى نتيجة أفضل.

1- خصص مكان واحد لكل الملفات، وطبعا لازم تبتعد كل البعد عن الـC، وذلك ببساطة لأن هذا هو المكان المخصص لملفات الـSystem، وبكده سيكون إيجاد الملفات أكثر سهولة.

2- رتب My Documents غالبا بيكون أسهل مكان نحفظ فيه معظم شغلنا بيكون فى My Documents، لذا يفضل أنك تقسمه إلى Folders.

3- Nest folders within folders يعنى مثلا لو عندك ملفات لسنة 2011 المطلوب أنك تعمل folder باسم 2011 وبداخلة Folders تحمل أسماء الشهور “يناير- فبراير – مارس… إلخ”، ثم إذا كانت هناك موضوعات مختلفة داخل كل شهر “مثل علاقات عامة – مراسلات.. إلخ”، فيجب أن يحتوى كل شهر على كافة الملفات مقسمة وفقا للموضوع.

4- ضع دائما للملف اسم يعبر عما بداخله من معلومات لكى يسهل عليك إيجاده وتصنيفه أيضا.

5- ضع ملفاتك فى مكانها وأنت تعمل وهذا يعنى أنه بمجرد الانتهاء من الملف يجب حفظه فى مكانه حتى لا تتراكم الملفات ويصعب عليك تصنيفها بعد ذلك، خاصة أن مع سرعة العمل أحيانا أقوم بحفظ الملف فى أى مكان وبعد كده بيكون صعب إيجاده، فهى خطوة بسيطة وبالتعود هتلاقى نفسك بدون ما تشعر مبرمج على أنك تحفظ الملفات فى مكانها السليم.

6- استخدم طريقة لاستدعاء الملفات، مثلا الملفات التى تستخدمها كثيرا أو بشكل دورى يمكن أن تضيف إلى اسم الملف رقم “1″ لكى يظهر فى المقدمة أو يمكن إضافة “AA” قبل اسم الملف، وبذلك فقد ضمنت أن ملفاتك التى تستخدمها بشكل دورى ستكون فى المقدمة دوما.

7- تخلص من الملفات القديمة والتى لا يتم استخدامها بطريقة دورية.

8- قم بإعداد نسخة Backup دوريا لكافة ملفاتك.

طبعا كثير منا يلجأ إلى البحث على اسم الملف وتكون مهمة الكمبيوتر أن يبحث ويجد الملف الذى تبحث عنه، ولكن أحيانا ممكن ننسى أصلا اسم الملف إيه، وبالتالى عملية البحث تأخذ وقت أكثر من اللازم، فطبعا الأفضل أننا نضع نظام ومع الوقت سيكون شىء عادى وتعودنا عليه.

كثير جدا أقول إن هذه المعلومات قد تكون معروفة للبعض ولكن هناك آخرين هذا المعلومات تعتبر جديدة بالنسبة لهم، فإن كانت المعلومة قديمة.. فموضوع اليوم يعتبر مراجعة، أما إذا كان موضوع جديد.. أتمنى أن تكون استفدت من كلامى.

 

Use Facebook to Comment on this Post

ماذا لو لم يعرف العنوان؟
اليوم السابع

واصل القراءة

6 مهارات لتحقق نجاحك الوظيفى

الإثنين، 16 سبتمبر 2013 – 02:13

نجاحى فى حياتى العملية حلم كلنا نحلم به، فمن منا لم يتمن الترقى أو الانتقال من مسمى وظيفى لآخر لكى يحقق طموحة وآماله؟

إن تحقيق النجاح ليس صعبا ولكنه يحتاج إلى قليل من الصبر وكثير من الجهد، يوجد عدد من مهارات مهم جدا أن تكون عند كل واحد فينا، على فكرة مش بس فى حياته المهنية ولكن حتى فى حياتنا الشخصية.

من تلك المهارات على سبيل المثال وليس الحصر…

1- مهارات العرض والتقديم:

العرض والتقديم مهارة مش بس نستخدمها فى المؤتمرات والأحداث العامة أو للتحدث عن الشركة ولكن أيضا هى مهمة جدا فى مساعدتك على عرض أفكارك ومقترحاتك وإنجازاتك بشكل أفضل، وهى لا تستخدم فقط فى التواصل الشفهى أو التعامل وجها لوجه ولكنها أيضا مهمة جدا فى المراسلات والتقارير، مهارة العرض والتقديم باختصار شديد هى قدرتك على تقديم فكرة الموضوع بشكل مختصر ومفهوم وفى نفس الوقت يتناسب مع قدرات وإمكانيات المستقبل.

2- الثقة فى النفس وصنع القرار:

فى مقولة أو مثل يقول: “لا شىء يعبر عن الرداءة مثل التردد “كثير منا يكون لديه الكثير من الأفكار التى تحتاج لقرارات حاسمة ولكنة لا يثق فى أنه قادر على اتخاذ تلك القرارات أو قد لا يملك الشجاعة الكافية لاتخاذ القرار، وهنا يأتى أهميه الثقة فى النفس عليك أن تعلم أنك قادر على صنع القرار وأنك قادر على تنفيذه وأنك لا تخاف أو تخشى الفشل فـ حتى إذا فشلت فأنت قادر على النجاح مرة أخرى.

3- تحمل المسئولية:

جانب آخر هام جدا من جوانب تحقيق النجاح الوظيفى وهو أن تؤمن بمبدأ تحمل المسئولية، أنت مسئول عن تصرفاتك، إذا أخطأت فأنت تعترف بخطئك وعلى استعداد لتحمل عواقب ذلك، ليس ممن يلقون اللوم على آخرين لكى يظهروا بمظهر افصل، أنت تخطئ ومن أخطائك تتعلم، وهذه علامة أخرى من علامات الثقة فى النفس فما سيعرف عنك داخل المؤسسة أو الشركة التى تعمل بها انك إنسان صادق لا يخشى فى الحق لومه لائم.

4- الإيجابية:

الإيجابية مش محتاجة كلام، الحقيقة طول ما أنت إيجابى أكيد وبدون شك هـ تقدر تتخطى أى صعاب أو أى مشاكل تواجهك فى مجال عملك، طبيعى جدا أنك لو كنت محبط مش هـ تقدر تحقق أهدافك ولا توصل للنجاح اللى نفسك فيه.

5- إدارة الوقت:

الموظف يا جماعة مش بس بكلمته… الموظف بتنظيمه لوقته واحترامه لمواعيده، مهم جدا احترام المواعيد وتنظيم وقتنا وتحديد الأولويات فى تنفيذ المهام الموكلة إلينا فى وقتها وعدم التأخر فى تنفيذ أى مهام، إدارة الوقت هى مهارة مكتسبة إدارة الوقت، يا أعزائى هى أسلوب حياة، كل المطلوب منك هو أن تضع نظام لنفسك وتعطى نفسك الفرصة للتعود عليه الالتزام به.

6- مهارة القدرة على حل المشكلات:

وهى مهارة مهمة جدا، فكل يوم نواجه بمشكلات صغيرة كانت أم كبيرة ولكنها تحتاج لقدرة على حل تلك المشكلات بشكل أسرع حتى لا تشكل عائقا فى طريق نجاحنا، المشاكل لا تنتهى سواء فى حياتنا العملية أو حتى حياتنا الشخصية.

Use Facebook to Comment on this Post

6 مهارات لتحقق نجاحك الوظيفى

واصل القراءة

الجمعة، 6 سبتمبر 2013 – 19:02

“من ساعة ما بدأت أكتب عن مهارات البحث عن عمل ومفيش غير هو طلب واحد من كل اللى يعرفنى أو يسمع عنى.. عايز اشتغل!

فى الحقيقة أنا مش هارى بوتر، ولا معايا العصا السحرية التى بمجرد أن أحركها تظهر فرصة العمل فى الحال، ولا ما أتحدث عنه فى مهارات البحث عن عمل هو ضرب من الخيال.. ولكنه يحتاج قليلا من الصبر كثيرا من الجهد”.

“فى الحقيقة أنا أعتقد أنه 50% من مشكلة البطالة هو أننا قد لا نملك المهارات التى يحتاج إليها سوق العمل، هذا غير تلك الحالة من الإحباط التى تسيطر علينا وتجعلنا غير قادرين على بذل الجهد”.

عزيزى الباحث عن عمل..

مفيش حل غير حاجة من اثنين “مشروع صغير أو تشتغل من خلال الإنترنت”:

خلينا نتكلم عن العمل من خلال الإنترنت على أساس أنه أسهل من البدء فى مشروع صغير.

ما هو العمل من الإنترنت ؟

العمل من الإنترنت ببساطة هو مجموعة من المواقع الإلكترونية بيتم الإعلان فيها عن وظائف معينة مع تحديد المقابل المادى وعدد الساعات والمهام المطلوبة بالتفصيل.. إلخ.

ما هى الخطوات للعمل من الإنترنت؟

كل المطلوب من حضرتك هو أنك تعمل بحث على الإنترنت تبحث فيه عن الكلمات الدالة على العمل من المنزل مثل “مواقع العمل من المنزل أو العمل عبر الإنترنت أو working from one, free lancer.. الخ”، خطوة البحث دى ممكن تستغرق وقت شوية حتى تصل للمواقع الجيدة، يفضل أنك تبحث فى Google وأيضا فى شبكات التواصل الاجتماعى مثل Face Book، مثلا أيضا البحث على YouTube مفيد جدا،سيظهر لك عدد من المواقع ادخل على هذه المواقع وستجد كل التفاصيل من حيث كيفية العمل والشروط وكل شىء، أيضا ستجد عددا كبيرا من مقاطع الفيديو تشرح لك كل التفاصيل، لو لم تجد مقاطع الفيديو داخل الموقع فما عليك إلا البحث من خلال يوتيوب.

ما هى الوظائف المتاحة للعمل من الإنترنت ؟

• Virtual assistant.” مساعد”

• Medical transcriptionist.

• Translator. “مترجم”

• Web developer/designer. “مصمم مواقع”

• Call center representative. “خدمة عملاء”

• “Travel agent.وكيل سفريات”

• Teacher. “مدرس”

• Writer/editor.” الكتاب”

• Franchise owner.

ماذا تحتاج لتعمل من المنزل ؟

• محتاج كمبيوتر موصفات جيده وحديثة.

• برامج التصفح على الأقل برنامجين أحدث إصدار.

• برنامج Outlook وتكون تعرف تتعامل مع هذا البرنامج أحيانا لا يتم استخدام Outlook لكن يفضل أن تعرف كيف تتعامل معه.

• موبايل أو تليفون أرضى طبعا علشان تستقبل عليهم الاتصالات.

• يفضل يكون عندك طابعة و Scanner.

• خدمة إنترنت سرعة عالية جدا.

هذا بالإضافة إلى بعض التعليمات الهامة..

1- تحديد مكان مخصص للعمل ويفضل أن يكون له باب مغلق “جهز ركن فى غرفتك ليكون مكتبك “، الخصوصية أمر مهم ودا علشان تعرف تركز فى شغلك.

2- حدد عدد الساعات والتوقيت الذى ستعمل فيه ويجب عليك الالتزام بتلك المواعيد هذا هام جدا.

3- مهم جدا أن يكون عندك خطة بمواعيد وأيام العمل.

ما هى المهارات اللازمة للعمل من خلال الإنترنت ؟

1- سرعة جيدة فى الكتابة على الأقل 45 كلمة فى الدقيقة ” يوجد برامج كثيرة للتدريب على الكتابة، وهى متاحة على الإنترنت”.

2- أن يكون عندك قدرة كبيرة على التنظيم والالتزام واحترام المواعيد.

3- أكيد يكون عندك علم بكيفية العمل من خلال الإنترنت والبحث..الخ.

4- طبعا تكون قادر على استخدام البريد الإلكترونى.

5- مهم كمان أنك تكون على علم باستخدامات شبكات التواصل الاجتماعى المختلفة.

العمل عبر الإنترنت له مميزات كثيرة وخاصة فى الأوقات التى نمر بها هذه الأيام، فهو غير مرتبط بمكان لا تحتاج لمواصلات ولا جهد وعناء الذهاب إلى العمل، غير أنه موفر فى كثير من المصاريف.

العائد المادى للعمل من المنزل مرتبط بمدى ما تبذله من جهد، على قد ما تشتغل على قد ما تكسب فلوس، ودى فكرة مختلفة عن فكرة إنى أروح المكتب الصبح، واخدلى نص ساعة أشرب فيهم النسكافيه وأتكلم مع زميلى اللى جنبى شوية، الشغل على الإنترنت مافيهوش هزار.

ناس كثير بتشتغل عبر الإنترنت ومن بيتها أنا واحدة من الناس اللى بشتغل من البيت، وعن تجربة شخصية هو ممتع جدا ولكنه يحتاج جهد كثير أيضا.. ومثلما يقال فى الأمثال “محدش بياكلها بالساهل”.

Use Facebook to Comment on this Post

واصل القراءة

شطارة الموظف تبان من ملفاته؟!

الأحد، 21 يوليو 2013 – 20:14

كل واحد فينا باختلاف مستوياتنا الوظيفية واختلاف وظائفنا أكيد نستخدم خلال عملنا مستندات مختلفة الأشكال والأنواع ولا ننسى أنها أيضاً مختلفة السرية والأهمية، ومن هنا تأتى أهمية “تنظيم الملفات”، زمان كنت بشتغل فى شركة وكنت متعودة أنظم الورق اللى عندى كل أسبوع تقريباً، على عكس زميلتى اللى معايا فى المكتب كانت كل يوم ترتب ورقها ومكتبها قبل ما تروح، ما كنتش حاسة بمشكلة لحد لما فى يوم مديرى طلب منى مستند فضلت أدور عليه لمدة نصف ساعة، وتعلمت بسبب موجة الغضب غير العادية اللى أصابت مديرى العزيز، إن ميعديش يوم غير وكل ورقة فى مكانها السليم، وعلشان كل واحد ما بيتعلمش بالسهل حبيت إننا نتكلم النهار ده عن هذا الموضوع.. تنظيم الملفات:

مهم جداً استخدام نوعية الملفات المناسبة لطبيعة المستندات من حيث الحجم والشكل والنوعية..إلخ، فالمطلوب من حضرتك أنك تعمل زيارة للمكتبة أو لمورد الأدوات المكتبية وتقوم باختيار نوعية الملفات المناسبة لطبيعة عملك وطبيعة المستندات المستخدمة، الملفات ليها أشكال وألوان كالتالي:

• الملفات المخصصة للأدراج أو ما نطلق عليه “شانون” بيكون فى كل درج على الجانبين عمود يتم تعليق الملف عليه، لذلك فملفات الأدراج بتكون عبارة عن ملف من الورق وله مسطرة من البلاستيك أو المعدن وعلى الجانبين مجرى ليعلق الملف منها، وتلك الملفات يوضع بها عدد قليل من الورق فنجدها أكثر لدى مسئولى الموارد البشرية بحيث كل ملف به مصوغات تعيين الموظف أو لدى المشتريات يحتوى كل ملف على بيانات مورد أو عقود.. إلخ.

• ملفات الصندوق Box file، النوعية دى من الملفات مخصصة لكمية كبيرة من الملفات أو كأرشيف لمستندات قديمة وهى توضع فى مكتبة للملفات ويتم تصنيفها وفقاً للموضوع والتاريخ أو أى بيانات أخرى قد نحتاج إليها عند البحث، وهى لها أشكال كثير وأحجام أيضاً وتقاس بالسم وتبدأ من 1 سم إلى 8 سم، غالباً يكتب على الملف من الخارج سعة الملف من الأوراق “مثلاً سعة 100 ورقة”، فيجب مراعاة ذلك بمعنى لو أن الملف سعة 50 ورقة لا يجب وضع أكثر من ذلك داخل الملف لأن ذلك ممكن جداً يتسبب فى ضياع المستند أو تقطيعه لأن الملف لن يغلق جيداً.

• ملفات الاجتماعات، وتلك الملفات هى التى يوضع فيها مستندات قليلة 3 أو 4 ورقات مثلاً لتوصيل معلومة معينة لآخرين.

• ملفات المتابعة، وهى ملفات يكون بداخلها ظرف بلاستيك “يشبه الكيس”، وهى الملف اللى بضع فيه الأوراق التى سيتم توقيعها مثلاً أو تسليمها.. إلخ، وكل ظرف يوضع فيه ورقة واحدة ليس أكثر.

كما يوجد نوعيات كثيرة من الملفات فكل يوم يخرج علينا موردو الأدوات المكتبية بالجديد منها، يتناسب مع استخدمتنا، كما أن هناك بعض الأمور التى من الواجب مراعاتها أثناء تنظيم ملفاتك وهى:

1- الاهتمام بفهرس المستندات، الملف يشبه الكتاب، فحين فتح الكتاب أول ما تجده هو الفهرس وهو ما يسهل عليك إيجاد المعلومة بسهولة ويسر كما أنه يوفر عليك الوقت والمجهود، لذا عليك أن تُعد “فهرس” لكل ملف ويكتب فيه كل مستند جديد يتم إضافته ليسهل عليك مهمة البحث بعد ذلك.

2- الاهتمام باستخدام الفواصل، الفواصل هى قطع من الورق المقوى وتجد منها ما هو مقسم بالأرقام أو بالشهور أو بالسنوات..إلخ، وهذا سيساعدك فى إيجاد المستندات بشكل أسرع، وأيضاً يساعدك على وضع المستندات فى مكانها السليم دون عناء.

3- الترتيب المنطقى للمستندات، وكل منا له حرية الاختيار فى ترتيب مستنداته كما يرغب، فمنا من يحب تنظيمها زمنياً ومنا من يرغب فى تنظيمها وفقاً للموضوع أو وفقاً لعنوانها..إلخ، فى تنظيم المستندات لا يوجد خطأ مطلق أو صواب مطلق، المهم هو اختيار طريقة التنظيم التى تتناسب مع طبيعة عملك وطبيعة المستندات.

4- تخلص من المستندات أو الملفات التى لا يتم استخدامها، والتخلص من المستندات أو الملفات له أكثر من طريقة فالمستندات التى لن يتم استخدامها مرة أخرى يتم التخلص منها نهائياً، ولكن يجب تقطيعها وطمس ببناتها نهائياً حرصاً على سرية المعلومات، فالبعض قد يستخدم ماكينات الفرم وآخرون يقومون بحرقها.. إلخ، أو وضعها فى غرفة الأرشيف وهى توجد فى الشركات الكبيرة، حيث يتم الاحتفاظ بالمستندات لمدة 5 سنوات والتخلص منها بعد ذلك.

5- اهتم بأماكن وضع المستندات فالمستندات التى يتم استخدامها دورياً يجب أن تكون فى متناول يدك لكى تصل إليها بسهولة ويسر.

وده كان موضوعنا عن تنظيم الملفات، الموضوع بسيط جداً وغير معقد بالمرة، وكل واحد ممكن ينظم ملفاته بطريقته، نظام الملفات الجيد هو النظام اللى حتى لو أنا مش موجود فى الشركة أى حد يقدر يصل للمعلومة بمنتهى البساطة وكأنى موجود بالضبط.

Use Facebook to Comment on this Post

شطارة الموظف تبان من ملفاته؟!

واصل القراءة

اقنع مديرك وبع له فكرتك

الأحد، 7 يوليو 2013 – 12:09

“أحيانا بتكون داخل محل مثلا، بس علشان تتفرج وأنت مقرر فى قرارة نفسك أنك مش هـتشترى أى حاجة، لكن يقابلك أحد البائعين ويقنعك دون أن تشعر بالشراء، وفعلا تشترى”، هذا المثال ينطبق بالضبط على موضوع اليوم، فالموظف يحتاج أحيانا لمهارات البيع والترويج، كى يستطيع أن يقنع مديرة المباشر بأفكاره أو مقترحاته لأنها بالطبع لن تنفذ إلا بموافقته.

ندخل فى الموضوع ونتكلم عن كام نقطة من الواجب مراعاتهم للحصول على الموافقة بتنفيذ المقترح.

1- اعمل الواجب اللى عليك.

بمعنى ذاكر كويس كل جوانب فكرتك وكن مستعدا للإجابة على أى سؤال، افهم الجو العام للمؤسسة واهتمامات مديرك، ولو سيتم عرض المقترح على أكثر من شخص لازم تعرف اهتماماتهم أيضا، لأن بالشكل ده يكون سهل عليك توصيل المعلومة بالشكل اللى هم يفهمونه ويتناسب مع اهتماماتهم وبالتالى يسهل عليك إقناعهم بالفكرة.

2- خلاصة المقترح

ابدأ حديثك بملخص عن الموضوع، وعرّف مديرك بالضبط “لماذا أنا هنا؟” ثم ابدأ بعد ذلك فى عرض التفاصيل.

3- اربط مقترحك باحتياجات المؤسسة

وضّح لمديرك المباشر أن مقترحك هذا سيحل مشاكل كذا وكذا، وبالشكل ده ستجذب انتباهه.

4- أوجه الاستفادة

أى بنى آدم فى الدنيا لو عرضت عليه أى فكرة، سيكون السؤال الذى يدور فى عقله “طب أنا هـ ستفيد إيه؟” وهذا أيضا ما يدور فى عقل مديرك، لذا عليك أن توضح له ما هى أوجه الاستفادة التى ستعود عليه وعلى المؤسسة عند الموافقة على مقترحك هذا.

5- ميزانية المقترح

وهذا موضوع مهم جدا، أهم شىء فى الميزانية هو عدم المغالاة يعنى اطلب بس اللى محتاجه لا أكثر ولا أقل، كما أنه عند وضع ميزانية المقترح مهم جدا أن توضح أنها ميزانية تقديرية قابلة للنقص أو الزيادة وهذا لتلافى أى تغيرات قد تحدث على السوق من ارتفاع أو انخفاض للأسعار.

6- تحديد الالتزامات

وضح فى عرضك للمقترح أنه يتطلب التزام من جهة المؤسسة بتوفير الموارد اللازمة لتنفيذ المقترح سواء الموارد المادية أو البشرية أو غيره.

7- عرض المقترح

عند عرض المقترح يجب أن يكون واضح ومحدد وصريح ومختصر وهذا ينطبق على كل بند من بنود المقترح، فهذا العصر يتسم بالسرعة الشديدة فى كل شىء، لذا اجعل كلماتك مختصرة بقدر الإمكان بما لا يخل بالمعنى ويتسم بالوضوح.

وأسهل طريقة لتنفيذ ذلك هى استخدام قاعدة الــ “5W&1H” وهى قاعدة شهيرة جدا تمثل أدوات الاستفهام فى اللغة الإنجليزية “what, where, when, why, who &how” أى أن المطلوب منك لعرض مقترحك بسهولة هو الإجابة على تلك الأسئلة.

ما هو المقترح؟

لماذا فكرت فى هذه الفكرة أو المقترح؟

من سيقوم بتنفيذه؟

أين سينفذ؟

متى سينفذ؟

كيف سينفذ؟

8- القدرة على التنفيذ

اثبت لمديرك أنك قادر على تنفيذ مقترحك بكفاءة.

كان عندى مقولة زمان بتقول “وما الدنيا.. إلا سوق كبير” بحس دائما أن التسويق داخل فى كل حاجة فى حياتنا العملية، وحتى كمان فى حياتنا الشخصية، افتكر دلوقت مديرك هـ يشترى مقترحك بكل سهولة، لأنك قدرت تبيع الفكرة كويس.

Use Facebook to Comment on this Post

اقنع مديرك وبع له فكرتك

واصل القراءة

لكل مشكلة..حل "2"

الإثنين، 1 يوليو 2013 – 19:08

“صديقة لىَّ قامت بتنزيل عدد كبير من الملفات من الإنترنت ومحتاجة تطبعهم، من حظها إن الإنترنت كان بطيئا، وهى عمالة تبعت الملفات واحد تلو الآخر، فقلت لها ثوانى عندى طريقة قد تكون أفضل، جمعت ملفات كل موضوع فى فولدر عملت ليه ضغط “zip file” بعدما كانوا 20 ملفاً أصبحوا 5 فقط، وأرسلتها بسهولة، ووفرت وقتا طبعاً، وبعدها سألتها طالما الملفات كثيرة كدة ليه ما تحمليهاش على وSky Drive أو Google Drive، وكان ردها أنها متعرفش أنا أصلاً بتكلم عن إيه”.

“وعلشان كدة قمت بطرح استبيان بسيط على عينة عشوائية “360 فرداً” وسألتهم عن استخدام أدوات الإنترنت Google Drive” و”Sky Drive فى إتمام عملهم، وكانت النتيجة هذا الاستبيان أن 65% لا يعرف ما هى تلك الأدوات، و34% يستخدم أدوات جوجل، و1% فقط يستخدم Sky Drive و5% يستخدم كلاهما و4% يفضل استخدام الطرق التقليدية”.

ما هى أدوات الإنترنت Google Drive وSky Drive؟

Google Drive هى خدمة مجانية من Google بتسمح لك بمشاركة ملفاتك بسهولة وتعطيك مساحة حوالى 10 جيجابايت، أما Sky Drive فهى نفس الخدمة ولكنها مقدمة من شركة ميكروسوفت وتعطى للمستخدم مساحة 7 جيجابايت.

كيف استخدم تلك الخدمات؟

ببساطه هو أن تسجل على الموقع الإلكترونى لـ Google Drive أو Sky Drive، بالضبط كأنك بـتعمل حساب بريد إلكترونى.

ما هى أوجه الاستفادة من تلك الأدوات؟

1. ممكن تصل لملفاتك بسهولة شديدة جداً فى أى وقت من أى مكان.

2. ممكن ترسل عدداً كبيراً على بريدك الإلكترونى بدون عناء التحميل.

3. ممكن أن تشارك الملفات مع آخرين.

4. عرض مؤخراً الوثائق المستخدمة.

5. ممكن لكل المشاركين العمل على نفس الملف فى نفس الوقت، هذا بالإضافة إلى شاشة محادثة صغيرة على جانب المستند يمكن للمشاركين التحدث عن أى تعديلات أو أى أمور ترتبط بهذا الموضوع.

6. يمكن تحميل الملفات بأكثر من صيغة مثل PDF –Txt..etc.

7. يوفر لك استخدام Word, Excel, PowerPoint, Forms هذا غير ملفات الفيديو والملفات الصوتية.. ألخ.

8. يوجد تطبيقات مخصصة لاستخدام تلك الأدوات من خلال الهاتف المحمول وأنظمة الـI phone وAndroid.

9. يمكن العمل على تلك الملفات Offline.

10. بإمكان جميع المستلمين الدخول إلى أحدث نسخة متوفرة من الملف نفسه.

أحيانا كثيرة بيكون الموضوع “اللى الذى نتكلم فيه ليست جديدا على البعض، لكن هناك آخرين الموضوع بالنسبة لهم اكتشاف، وهذا على مختلف المستويات المهنية والحياتية أيضاً، وهذا يرجع طبعاً لأن لسنا كلنا على نفس المستوى الثقافى والعلمى والمهنى، وما أكتبه هنا ما هو إلا تبادل الخبرات عسى أن تفيد من لا يعرفون تلك المعلومة.

Use Facebook to Comment on this Post

لكل مشكلة..حل "2"

واصل القراءة

لكل مشكلة.. حل؟ "1"

الإثنين، 24 يونيو 2013 – 07:42

من فترة خرجت أنا وصديقة لى بعد الشغل، هى تعمل فى مجال العلاقات الخارجية بأحد البنوك، مديرها اتصل بها وسألها عن حاجة خاصة بالشغل ولازم يوصل لها دلوقت حالاً، لأن الموضوع مهم، فصديقتى قالت إنها أرسلت Email قبل ما تنزل وطلبت منه يدور عليه.. طبعاً مديرها اتصل أكثر من 3 مرات لأنه مش لاقى الـEmail، فساعتها رديت بمنتهى البساطة مديرك مش لاقى الإيميل ابعثيه تانى دلوقت، استخدمى تليفونك وفتحى الإنترنت وابعتى اليميل مرة أخرى وبكده تكونى حليتى الموضوع، أحياناً كثيرة بيكون الحل قدامنا بس إحنا مش وخدين بالنا منه أو بمعنى آخر إحنا مش متعودين على النوعية دى من الحلول، بنكون حابسين نفسنا فى إطار معين وما بنخر جش عنه، على الرغم إن الموضوع سهل خالص، هـ نتكلم النهار ده عن بعض الحلول..

كيف أصل لبريدى الإلكترونى من أى مكان؟

الشركات كلها فى الوقت الحالى تستخدم البريد الإلكترونى طبعاً، لأنه أسرع وسيلة للتواصل واقلها تكلفه طبعا، وغالبا ما بيكون البريد الإلكترونى للعاملين بالشركة حسب اسمها ويتم تسجيله على برنامج من برامج البريد الإلكترونى بالكمبيوتر الخاص بكل موظف وأشهر البرامج هى Outlook، لحد دلوقت مفيش مشكله لكن أحيانا نحتاج لبعض المعلومات مثلا بعد مواعيد العمل الرسمية أو زى حاله صديقتى اللى حكيت عنها طب الحل؟

الموضوع بسيط جدا، ممكن أعمل حاجتين،

الأولى: إنى أدخل على الإعداد “Email Setting” وأقوم بإرسال نسخة من كل Email يوصل لبريدى الخاص بالعمل إلى بريدى الإلكترونى الشخصى ودى طريقه سهلة جداً كل ما على هو الدخول على Email Setting واختار Forward Email Setting وأكتب فى الخانة البريد الإلكترونى الخاص بى واللى عايز استقبل عليه نسخة من مراسلاتى.

الثانى: وهى طريقه أكثر تعقيدا من الأولى وفيها بـيشتغل بريدى الإلكترونى كأنه Outlook وبالشكل دا هـ توصلنى الرسالة مرتين وأقدر افتحها من أى مكان وبكل سهولة لتفعيل ذلك يجب تنفيذ الخطوات التالية:

1- الدخول على إعدادات البريد الإلكترونى “Email Setting”

2- الدخول على حسابات “Account”

3- البحث عن Check mail from other accounts (using POP3) ثم الضغط على Add a POP3 mail account you own

4- سيطلب منك بعض المعلومات، تلك المعلومات تحصل عليها من مسئول إدارة الحاسب الآلى وهى POP Serve وال Username وال Password الخاصة بك.

5- تقوم بإدخال البيانات وبعدها أصبح بريدك الإلكترونى يعمل محل ال Outlook على جهازك الشخصى.

أنا شخصيا اقترح استخدام البريد الإلكترونى الخاص ب Google “Gmail ” لأنه يقدم العديد من الخدمات وأسهل فى الاستخدام.

بذلك يمكنك بكل سهوله أن تصل إلى المعلومات فى أى وقت، كما يمكنك أن تصل للمعلومة فى أى مكان أيضا فمعظم الهواتف الآن هى Smart Phone وتحتوى على تطبيقات خاصة بالبريد الإلكترونى تمكنك من استخدامه فى أى مكان.

وصلتنى رسالة على البريد الإلكترونى بها مرفق وبرنامج ال Office لا يعمل؟

دا موقف كثيرا ما نتعرض له إما أن البرنامج لا يعمل أو أنه غير موجود وهذا ينطبق على البرامج التى تشغل ملفات ال Word وExcel وPowerPoint وملفات الـPDF وغيرها..

غالباً ما تصل الرسالة المرفقة وبجانبها أو أسفلها ثلاث اختيارات “View أو Download” فى هذا الحالة لو قمت باختيار Download سيتم تحميل الملف على الجهاز ولكن لن اقدر على مشاهده المحتوى، لأن البرنامج غير موجود ولذا سأقوم بالضغط على View وسيتم فتح الملف المرفق عبر الانترنت فلو أنت من مستخدمى Gmail سيتم فتح البرنامج من خلال أداة ال Google Doc وإن كنت مستخدما لأى خدمه أخرى سيتم فتح البرنامج من خلال أدوات Microsoft وبذلك تستطيع الاطلاع على كافه المستندات حتى وإن لم يكن عندك البرنامج على كمبيوترك الشخصى.

الحقيقة يوجد الكثير لكى نتعلمه وعلشان كده فى كل مره هـ نناقش موضوع جديد قد يكون معروف لكثير منا ولكن لم نفكر فى استخدامه.

Use Facebook to Comment on this Post

لكل مشكلة.. حل؟ "1"

واصل القراءة

كلنا نحتاج لتعلم مهارة حل المشكلات

الإثنين، 17 يونيو 2013 – 01:14

عندما نكتب السيرة الذاتية الخاصة دائما يكون هناك مكان مخصص للمهارات الشخصية، وهنا كل واحد منا يتفنن فى كتابة المهارات التى يتمتع بها مثل الهدوء، والقدرة على العمل تحت ضغط…الخ وأحيانا كثيرة نكتب تلك المهارات لمجرد أنها مطلوبة، ولكننا لا ندرك فعليا مدى أهمية تلك المهارات فى مستقبلنا المهنى.

ولذا نتحدث اليوم عن مهارة هى من وجهة نظرى أهم المهارات الشخصية التى من الواجب تعلمها وهى مهارة “حل المشكلات Problem Solving Skills “.

يوجد قاعدة ل ستيفن:وفى اسمها قاعدة 10/90 القاعدة دى تقول ” أن 10% من الحياة يتشكل من خلال ما يحدث لنا، وال 90% الباقى يتم تحديدها من خلال ردود أفعالنا ” ماذا يعنى هذا؟

يعنى لو تعرضنا لمشكلة من أى نوع كانت وهى ما يمثل 10% فردود أفعالنا فى التعامل مع تلك المشكلة هى التى ستحدد ال90% الباقية.

ولذا نتحدث اليوم عن مهارات حل المشكلات…

1- تعرف على سبب المشكلة:

لى وجهة نظر من زمن أن معرفة سبب المشكلة هو 50% من حلها يعنى فإذا تعرفت على السبب من السهل إيجاد حل سريع له.

2- فكر خارج الصندوق

أثناء حلك للمشكلة فكر فى حلول جديدة، فكر خارج الصندوق “Think Out Of The Box” فكر فى حلول مبتكره وسهلة التنفيذ.

3- كن إيجابيا

هذه هى خطوة هامة جدا وهى الإيجابية، أحيانا كثيرة عند حدوث مشكلة انظر لنصف الكوب المملوء وركز فى الإيجابيات التى تملكها وليس فى السلبيات، هذه الطريقة مع الوقت ستجعلك تنظر للأمور من وجهة نظر أخرى وتخرج بحلول غير متوقعة.

4- فكر بطريقه منطقية:

ببساطة مطلوب من حضرتك تفكر بطريقة منطقية واقعية ومرتبة وهذا سيساعدك على الوصول لنتائج بشكل أسرع وأكثر فاعلية وقابلية للتنفيذ.

5- ضع خطوات للحل

أنت الآن عرفت أسباب المشكلة وفكرت فى حل خارج الصندوق وأنت الآن شخصية إيجابية الآن هو موعد التخطيط، ضع خطة منظمة مرتبة واضحة للوصول إلى حل لتلك المشكلة.

6- استغل خبراتك السابقة

الخبرة تثقل مهارات الموظف وتجعله قادر على وضع حلول بسرعة خاصة أنه قد يكون واجه خلال سنوات عمله العديد من المشكلات وهنا تأتى أهمية الخبرة.

7- ركز على حل المشكلة

أحيان كثيرة عندما يحدث أى مشكلة يأخذ التفكير فى أسباب المشكلة ولماذا حدثت وكيف حدثت ومن المتسبب فى ذلك وقت أكثر مما يجب، فى حين أننا نحتاج كل دقيقه لكى يتم الوصول إلى حل وتنفيذ ذلك، لذا فالأفضل هو أن تركز فى الحلول المتاحة للمشكلة والإسراع فى اتخاذ الإجراءات اللازمة للتنفيذ.

أحيانا كثيرة بيكون حل المشكلة هو أسهل ما يكون ولكن يتطلب ذلك منا أن نكون أكثر ثقة فى قدراتنا وإمكانياتنا، ومقدار ما تتحلى به من إيجابية هو ما سيساعدك على حل المشكلة أسرع وبشكل أكثر فاعلية، والأهم من كل ذلك عندما تحدث أى مشكلة مهما كان حجمها فحاول بقدر الإمكان الابتعاد عن الذعر والهلع حتى تستطيع التفكير بهدوء.

Use Facebook to Comment on this Post

كلنا نحتاج لتعلم مهارة حل المشكلات

واصل القراءة