السبت، يناير 14، 2012

كل يوم مهارة ....اجتماعات الديوك الشركسي ....


في الافلام القديمة تلاقي ان دايما فوق السطوح شش فراخ ... و غالبا كل عشة بيكون فيها ديك ...
وتسمع سيمفونية من الصياح المتواصل ... كل ديك بيتفنن ازاي صوتو يكون اعلي ... مهو ديك البرابر باه ... ماشي علي السطوح يتمختر و يقول يا ارض اتهدي ما عليكي ادي ....

دا بالظبط الي بشوفو في الاجتماعات ... انا بشتغل من 1997 تقريبا حضرت اجتماعات بعدد شعر راسي ... منها اجتماعات كنت بحضرها عادي و منها اجتماعات كنت بحضرا بحكم وظيفتي كسكرتيرة ومسئولة عن تنظيم الاجتماع ومؤخرا ... بحضرها بصفتي Middle management ....


في كل الاجتماعات دي كنت بشوف اشكال كتير من "الديك الشركسي" ... معظم الاجتماعات يعم فيها الخناقشات " يعني مناقشة لازم تقلب بخناقة" وكل واحد عايز يدلي بدلوة ... كأن مثلا لو حضرت الاجتماع ومتكلمتش تبقي وصمة عار في تاريخك المهني .... امال انت حاضر ليه ؟؟؟؟

دا غير ان 90% اتهامات متبادلة .... كان الناس بتستني امتي الاجتماع علشان تبين الناس التانية مش شغاله و مش شايفة شغلها كما ينبغي .... وتصيد مستمر للاخطاء ... دا غير السمة الاساسية ... ان الناس تيجي متأخره عن معادها فالاجتماع يطول ... وعمر الاجتماع ما يخلص في المعا المحدد ليه؟؟؟

طبعا دي في نسبة 90% من الاجتماعات دا معناه ان فيه 10% بيتم فيها الاجتماع بنظام وزي ما قال الكتاب... "دي وجهة نظري انا ..يعني غير مستنده لاي دليل علمي ... انا بتكلم عن الي شفته"
طيب علشان نتلافي الوقوع في عشة الفراخ ممكن نعمل ايه؟؟؟؟
فيه شوية حجات كده لو احنا التزمنا بيها ... ممكن نوصل لاجتماع ناجح ...

اولا ... " متعملش مقابلات " "DON'T MEET "
انا مش بهزر علي فكره ... يعني فكر بينك و بين نفسك لو محتوي الاجتماع دا ممكن يتبعت للاعضاء ي هيئة مقترحات او مذكرة او Email اعمل كده و كفي المؤمنين شر القتال ... دا معناه ان المؤسسة او الشركة لازم تكون مفعلة قنوات الاتصال الجيد بين الادارات المختلفة سواء من خلال البريد الالكتروني او نظام لتبادل المراسلات ...الخ.
وبالتالي انت مش محتاج تضيع وقت الناس الي بتشتغل معاك لانك ابلغتهم برسالتك او حددت ايه المطلوب منهم و هم هيردو عليك برضه بنفس الطريقة ...

ثانيا ... " حدد الهدف من الاجتماع ""  Set Objectives for the Meeting  
باه المثل بيقول ايه ؟؟؟ اذا عرف السبب بطل العجب ... مش كده يعني حتما ولازما ولابد من انك تحدد الهدف من الاجتماع وسببه ... وانا بجتمع ليه ؟؟؟ و علشان ايه؟؟؟؟ كمان الناس الي هتحضر الاجتماع لازم يكونو عارفين هم جايين الاجتماع علشان ايه ؟؟؟؟
بكده هنوفر وقت ومجهود ...

ثالثا ... تحديد اجندة الأجتماع " Provide an Agenda Beforehand "
قبل الاجتماع بوقت كافي لازم يكون فيه اجنده واضحة والبنود محددة جدا ... وتتبعت لكل الناس الي هتحضر الاجتماع علشان قبل ما تحضر الاجتماع تكون جاهزه وعارفه ايه هي البنود الي هيتم مناقشتها داخل الاجتماع دا غير ان لازم الاجندة يحدد يها مكان الاجتماع وتاريخة ومعاده ....

رابعا .... تعيين اعداد للاجتماع " . Assign Meeting Preparation"
  قبل الاجتماع نحدد لكل واحد من الي هيحضر الاجتماع موضوع للاعداد ... مثلا .. هنجتمع اجتماع لحل مشكلات .. فنطلب من كل الاعضاء احضار حلول للمشاكل او مثلا مقترحات لحل المشكلات او مثلا ممكن تحضر نماذج من مؤسسات ناجت في حل مشكلاتها يمكننا كمؤسسة استخدمها او العمل مثلا ... دا هيخلي الاجتماع اكثر فاعلية لننا هنناقش موضوع مين وفي نفس الوقت معانا حلول ونماذج سيتم مناقشتها و هنخرج من الاجتماع بنتيجية ...

خامسا ..... قم يتعيين عناصر إجرائية " Assign Action Items "
يعني اثناء الاجتماع .... اول ما انهي النقطه الي بنتكلم فيها ... حتما ولا بد نحدد مين الي هينفذ وامتي ؟؟؟؟ اوعي يعدي نقطه من غير ما نحدد مين هيعمل ايه و امتي ؟؟؟؟ كده الناس هتخرج من الاجتماع فاهمه كل حاجه وكل واحد عارف الي ليه ؟؟؟ و ايه الي عليه ؟؟؟؟

سادسا .... تابع الاجتماع " Examine Your Meeting Process "
احنا اتفقنا انك قبل الاجتماع ما يخلص ... هتكون محدد لكل واحد هيعمل ايه وازاي وامتي؟؟؟؟ يعني في نهاية الاجتماع استغل اخر 5 دقائق و اعمل مراجعة لكل ما تم وانهي الاجتماع بخطة تلخص كل الي حصل ...
بعد الاجتماع اتابع الخطه دي و اعرف فريق العمل وصل لايه ؟؟؟؟
دا غير ان في الاجتماع الي بعده ... لازم اراجع ايه الي تم من الموضوعات الي اتفقنا عليها و ايه الي لسه ما تمش .... علشان نكمل بعدها ...

سابعا .... ابدا الاجتماع في معاده ومتستناش حد .... 
يعني الي يجي متاخر مره هيتعلم يلتزم بمعاده المره الي بعدها ... دا غير ان الي يجي الاجتماع متاخر يتاعمل معاملة مراة الاب خليه يتعلم يجي في معاده احنا مش فاضيين نستني حد....

ثامنا .... محضر الاجتماع 
محضر الاجتماع لازم يتكب و يتبعت للناس الي حضرت كلها جمعااااء جمعااااااااااااااااااء ... في اقصر وقت ممكن 

وبكده افتكر اننا ممكن نوصل لاجتماع فعال سؤدي الغرض منه ... مش اجتماع في عشة فراخ :) 
كوكو كوكو 

Reactions:

0 التعليقات:

إرسال تعليق